Hva en prosjektbeskrivelse faktisk skal gjøre
En prosjektbeskrivelse er ikke en salgstekst og ikke et manus. Den er et arbeidsdokument som sier hva filmen skal handle om, hvem den er laget for, og hva som må være på plass før kameraet slås på. Når jeg underviser i produksjonsplanlegging, ser jeg ofte at deltakere begynner med stil og virkemidler, mens de enkleste spørsmålene står ubesvart: Hvorfor lages denne filmen, og hvem bestemmer at den er ferdig?
Et godt dokument kan leses av tre ulike mennesker uten at noen misforstår. Oppdragsgiveren skal kunne se hva hun betaler for. Den som intervjues skal forstå hva han sier ja til. Den som filmer og klipper skal vite hva som forventes. Hvis ett av dokumentene må forklares muntlig for at det skal gi mening, mangler det noe.
Hold lengden nede. For de fleste utdanningsprosjekter og bedriftshistorier holder én til to sider. Det som ikke får plass, hører trolig hjemme i intervjuguiden, fortellerstrukturen eller filmplanen, som du lager senere i kurset.
Start med formål og målgruppe
Skriv først to eller tre setninger om formålet. Ikke «å vise hvor flott skolen er», men noe som kan etterprøves, for eksempel «å fortelle hvordan elever og lærere har lagt om tverrfaglig arbeid de siste to årene, til bruk på foreldremøter og i rekruttering». Da vet alle hva filmen skal brukes til, og du kan senere avgjøre om et opptak hjelper formålet eller ikke.
Målgruppen må være konkret nok til at den påvirker valg. Beskriv hvem som ser filmen, hvor de ser den, og hva de allerede vet. Et publikum som sitter på et møte og har ti minutter, krever en annen oppbygning enn et publikum som finner filmen på en nettside og hopper ut etter et halvt minutt.
Legg inn varighet og bruksområde i samme avsnitt. Hvis filmen skal vises i en sal, på nett eller begge deler, påvirker det både bildeformat og tempo. Skriv det ned nå, så slipper du å diskutere det midt i klippingen.
- Formål i to eller tre setninger
- Hvem som ser filmen og hvor
- Ønsket varighet og bruksområde
Skill det som er bekreftet fra det som er antakelser
Dette er avsnittet de fleste hopper over, og det er det som gjør dokumentet til noe du kan stole på. Lag to tydelig adskilte lister: det du vet, og det du tror. «Skolen startet prosjektet høsten 2023» kan være bekreftet av en dato i en protokoll. «Elevene ble mer motiverte» er en påstand som må dokumenteres eller formuleres som en opplevelse fra en navngitt kilde.
Skriv hvor hver opplysning kommer fra. En kilde kan være et dokument, en samtale eller en observasjon, og du bør notere hvem som har sagt hva og når. Det gjør det mulig å gå tilbake og sjekke før noe havner i en tekst eller en kommentar i filmen.
Antakelser er ikke et problem så lenge de er merket. Problemet oppstår når de glir over i ferdig materiale som fakta. Når du har en tydelig liste over det som mangler, ser du også hva intervjuene må avklare, og dermed hva intervjuguiden må inneholde.
Tillatelser og hvem som er med
Før du beskriver opptak, må du ha oversikt over hvem som skal filmes og hvem som må samtykke. Skriv inn navn og rolle på de som er aktuelle, og notér om samtykket er innhentet, bare muntlig avtalt eller ikke spurt om ennå. For barn og unge trengs samtykke fra foresatte, og det bør være skriftlig.
Beskriv også hvor opptakene skal skje. Et klasserom, en produksjonshall eller et kontor kan romme folk som ikke skal være med i bildet. Planlegg hvordan du håndterer det, enten ved å avtale tidspunkt, avgrense kameravinkelen eller be om samtykke fra alle som kan komme i bilde.
Si klart hva materialet skal brukes til, og hvor lenge. Den som stiller opp, har krav på å vite om filmen blir liggende på en nettside i mange år eller vises på ett møte. Skriv det i prosjektbeskrivelsen, så ligger det klart når du henvender deg til deltakerne.
- Navn og rolle på alle som skal filmes
- Status på samtykke for hver person
- Hvor opptakene skjer og hvem som kan komme i bilde
Bruk eksempelbrief som utgangspunkt, ikke som mal å fylle ut
I kurset får du tilgang til eksempelbrief som er tydelig merket som eksempler. De viser hvordan et ferdig dokument kan se ut, men innholdet er tilpasset en bestemt situasjon og passer sjelden direkte på din. Les dem for å se strukturen: hvilke overskrifter som går igjen, hvor detaljert planen er, og hvordan ansvar fordeles.
Gå deretter gjennom ett eksempel med en markørpenn. Understrek det som er generelt og kan beholdes, og kryss ut det som bare gjelder det eksemplets prosjekt. Du vil finne at oppbyggingen kan flyttes over, mens formål, kilder og tidsplan må skrives helt på nytt.
Unngå å lime inn setninger fra eksemplet i ditt eget dokument. Det gir ofte formuleringer som høres riktige ut, men som ikke stemmer med det du faktisk skal gjøre. Skriv heller dine egne ord, og bruk eksemplet som kontroll på at du ikke har glemt noe.
Ferdigstill og la andre lese
Når utkastet er ferdig, la en person utenfor prosjektet lese det og fortelle hva hun tror filmen handler om. Avviker svaret fra det du mente, er det dokumentet som må skrives om, ikke leseren som må forklares. Dette tar ti minutter og sparer ofte flere dager senere.
Sjekk tidsplanen mot virkeligheten. Har du regnet med at folk faktisk har tid den uken du foreslår? Er det satt av reservetid for opptak som må tas om? En plan uten slingringsmonn holder sjelden når første opptaksdag kommer, og det er bedre å skrive en litt romslig plan enn en stram som må gjøres om.
Versjonsmerk dokumentet med dato og navn på den som skrev det. Når noe endres underveis, noter hva som ble endret og hvorfor. Da har alle samme grunnlag, og du kan senere se hvordan prosjektet utviklet seg.
- Få en uavhengig leser til å gjengi innholdet
- Sjekk tidsplanen mot kalendrene til de involverte
- Versjonsmerk og logg endringer
En prosjektbeskrivelse er ferdig når ukjente kan lese den og forstå det samme som du. Den trenger ikke være pen, men den må være tydelig om formål, kilder, tillatelser og tid. Bruk eksempelbrief som støtte for strukturen, og skriv innholdet selv. Det du får ut av dette arbeidet, er et felles utgangspunkt som holder gjennom intervjuer, opptak og klipping, og som gjør det lettere å si nei til det som ikke hører hjemme i filmen.