Spørsmålet som kommer først
Nesten alle som melder seg på kurset, spør om det samme i løpet av de første timene: hvor lang tid trenger vi? Lærere vil vite om det går an å få det til før vinterferien, og gründere lurer på om historien kan være klar til et jubileum. Jeg skjønner hvorfor det kommer først. Tid er det som lettest går galt i et prosjekt, og det er det eneste du ikke kan kjøpe mer av underveis.
Det ærlige svaret er at det avhenger av prosjektet. En fem minutter lang film om en skoles bygdehistorie og en film på tjue minutter om en bedrifts første ti år har lite til felles når det gjelder arbeidsmengde. Det som likevel går an å si, er hva tiden består av. Når du kjenner delene, kan du regne på dem selv, og det er nettopp det vi øver på i modulen om filmplan og framdrift.
Opptaksdagene er den korteste delen
Mange tenker at tiden går med til filming. I praksis er opptaksdagene ofte den minste posten. Et intervju på førti minutter tar kanskje en halv dag med oppsett, lydprøver og pauser. Støttebilder av lokaler, hender som arbeider eller et klasserom kan ofte tas på en dag til. Det som tar tid, er alt som må være på plass før kameraet står i riktig rom.
Derfor oppfordrer jeg deltakerne til å skrive opp opptaksdagene sist, ikke først. Når research, tillatelser og intervjuguider er ferdige, vet du hvor mange samtaler som skal filmes og hvor de skal foregå. Da blir antall opptaksdager et regnestykke og ikke et gjetteverk. Det gir også en tryggere samtale med den som bestiller prosjektet, fordi du kan vise hva tallet bygger på.
Forberedelsene tar mer tid enn du tror
Forberedelsene er der de fleste undervurderer seg selv. Research og kildearbeid krever tid til å lese, ringe og vente på svar. Noen svarer samme dag, andre bruker uker. Tillatelser fra personer som skal intervjues, fra eiere av lokaler og fra dem som har bilder eller arkivmateriale, kommer sjelden i takt med framdriften din.
Jeg ber derfor deltakerne skille mellom det de vet og det de antar. Et bekreftet intervju med dato er noe annet enn en muntlig avtale om at vi kan prøve. I filmplanen markerer vi hver av dem tydelig. Slik ser du hvilke deler av tidsplanen som hviler på avtaler, og hvilke som fortsatt er forslag. Det gjør det lettere å si ifra tidlig når noe skyver seg.
- Bekreftede opplysninger og skriftlige tillatelser
- Avtaler som fortsatt er muntlige
- Forslag som ikke er avklart med noen
Klipping og tilbakemeldinger
Klippingen blir ofte satt av som én samlet blokk til slutt, men den fungerer bedre delt opp. Første gjennomgang av råmaterialet viser raskt om fortellingen bærer, eller om du mangler en scene. Deretter kommer en grovklipp, tilbakemeldinger fra bestilleren, og til slutt finpuss av lyd, tekst og tittel. Hvert trinn trenger tid til at noen ser og svarer.
Det er tilbakemeldingsrundene som oftest sprenger planen. Hvis en rektor, en daglig leder eller en intervjuperson skal se filmen, må du vite når de har tid. Skriv det inn i planen med navn på rollen og en frist. Et par ekstra dager mellom grovklipp og ferdig film koster lite å legge inn, men er dyrt å mangle når noen er bortreist.
Plass til det uventede
Ingen plan overlever uten endringer. Noen blir syke, et lokale er ikke tilgjengelig, eller et intervju avdekker at du trenger en samtale til. Spørsmålet er ikke om det skjer, men om planen har rom for det. Jeg anbefaler å legge inn en reserve mellom fasene, ikke samlet på slutten, slik at en forsinkelse tidlig ikke spiser av klippetiden.
En enkel tommelfingerregel fra kurset er å se på hver fase og spørre hva som er mest sannsynlig å skli. Der setter du av ekstra dager. Du trenger ikke forklare reserven som en svakhet. Den viser at du har tenkt gjennom prosjektet, og den gjør det enklere å holde avtalen når virkeligheten avviker fra papiret.
Slik regner du på ditt eget prosjekt
Ta et ark og del prosjektet i fem poster: research og tillatelser, intervjuguider og struktur, opptak, klipping og tilbakemeldinger, og reserve. Sett et realistisk antall arbeidsdager på hver, og legg til ventetid der du er avhengig av andre. Summér, og legg deretter kalenderen oppå, med helger, ferier og skolens eller bedriftens travle perioder.
Resultatet blir sjelden så kort som du håpet, men det er et tall du kan stå inne for. På kurset går vi gjennom et slikt regnestykke sammen, og deltakerne får tilbakemelding på sin egen plan. Poenget er ikke å gjøre prosjektet tregere, men å la deg si ja til en frist du faktisk kan holde.
Svaret på hvor lang tid en dokumentar tar, ligger i delene: forberedelser, opptak, klipping, tilbakemeldinger og reserve. Når hver del har et tall og en forutsetning du kan forklare, blir tidsplanen noe du kan diskutere med den som bestiller, i stedet for et løfte du håper holder. Start med å skille mellom avtaler og forslag, og legg inn rom der det trolig skjærer seg.