Hva et eksempelbrief egentlig er, og hva det ikke er

Brief: et ord med flere betydninger

Når jeg underviser, merker jeg at ordet brief betyr ulike ting for ulike folk. For en lærer er det ofte et ark med ønsker. For en prosjektleder i en bedrift er det nærmest en bestilling. For en fotograf eller klipper er det arbeidsgrunnlaget som avgjør hva som skal leveres. Det er lett å snakke forbi hverandre.

I kurset bruker vi ordet i en bestemt og nøktern betydning: et kort, skriftlig dokument som sier hva filmen skal være, hvem den er for, og hva som må være på plass før kameraet går. Det er ikke et manus og ikke en filmplan, men begge deler bygger på det.

Poenget med å ha ordet klart er enkelt. Hvis alle som er med i prosjektet leser det samme dokumentet på samme måte, spares mange samtaler senere. Det er også her de fleste misforståelsene om omfang og forventninger kan fanges opp, mens de fortsatt er billige å rette.

Prosjektbeskrivelsen: det du skriver selv

Prosjektbeskrivelsen er dokumentet du skriver for ditt eget prosjekt. I kurset skriver du den som en del av arbeidet med modulen om prosjektbeskrivelse og eksempelbrief, og du får tilbakemelding underveis. Den skal kunne leses av en rektor, en daglig leder eller en kollega som ikke har vært med på ideen.

En god beskrivelse svarer på få, tydelige spørsmål. Hva handler filmen om, og hva er den ikke om? Hvem skal se den, og hvor? Hvem skal intervjues, og er de spurt? Hva er sjekket mot kilder, og hva er foreløpig en antakelse? Det siste skillet mener jeg er det viktigste. Skriver du at noe er bekreftet, skal du kunne peke på hvor det står.

Lengden betyr mindre enn presisjonen. To til tre sider er ofte nok for et utdanningsprosjekt eller en bedriftshistorie. Er den lengre, har den gjerne begynt å gjøre jobben til manus eller plan, og da blir den vanskeligere å holde oppdatert når prosjektet endrer seg.

Formål og målgruppe i to eller tre setninger
Hvem som er involvert, og hvilke tillatelser som er innhentet
Skillet mellom bekreftede opplysninger og forslag
Rammer for tid, sted og hvem som godkjenner

Eksempelbrief: et utgangspunkt, ikke en mal å fylle ut

I kurset studerer du tydelig merkede eksempelbrief. Merkingen er viktig: hvert eksempel er markert som eksempel, slik at ingen tar innholdet for å være en faktisk historie om en faktisk person eller virksomhet. Det er bygget for å vise oppbygning og språk, ikke for å gjenbrukes ordrett.

Å lese et eksempel er litt som å lese en oppskrift før du lager retten selv. Du ser rekkefølgen, hvilke deler som er korte og hvilke som trenger mer plass, og hvor forfatteren har valgt å være presis. Så tilpasser du. Din målgruppe, dine kilder og dine tillatelser er ikke de samme som i eksempelet.

Jeg ber deltakerne markere hva i eksempelet de beholder, hva de endrer og hva de stryker. Den øvelsen avslører fort om et avsnitt faktisk passer prosjektet, eller bare ser riktig ut. Et eksempel som kopieres uten slik gjennomgang, bærer ofte med seg antakelser som ikke gjelder deg.

Bekreftet, foreslått og tillatt

Tre ord går igjen i alt vi gjør, og de hører hjemme i enhver brief. Bekreftet betyr at du har kilden og kan vise den. Foreslått betyr at det er din eller prosjektgruppas idé, som ennå ikke er avtalt eller sjekket. Tillatt betyr at den som eier historien eller opptaket, har sagt ja, helst skriftlig.

Mange briefer blander disse tre i samme setning. Det ser ryddig ut, men gjør det umulig å vite hva som er trygt å bygge på. Jeg anbefaler å skille dem med merking eller egne avsnitt, slik at leseren straks ser hva som står fast og hva som kan endres.

Dette gjelder særlig når en ekte historie eller et ekte opptak skal brukes. Da må tillatelsen være innhentet før opptaksplanen låses, ikke etter. Står det i briefen hvem som har sagt ja og til hva, blir det også lettere å oppdage hull før det koster tid.

Bekreftet: kilden er kjent og kan vises
Foreslått: ennå ikke avtalt eller sjekket
Tillatt: samtykke er gitt, helst skriftlig

Vanlige glidninger når briefen skrives

En typisk glidning er at briefen begynner å love resultater. Setninger som at filmen vil engasjere alle elever, sier lite og kan ikke etterprøves. Skriv heller hva filmen skal vise og for hvem, og la virkningen komme an på hvordan den blir brukt.

En annen er at briefen vokser til å bli alt på en gang: research, intervjuspørsmål, bildeplan og tidsplan i ett dokument. Da blir det uoversiktlig, og ingen vet hvilken del som er gjeldende. Hold briefen kort og la de andre dokumentene ha sine egne, med henvisning tilbake.

Den tredje er at den aldri oppdateres. Prosjekter endrer seg, en intervjuperson trekker seg eller en lokasjon faller bort. Da må briefen få en ny versjon med dato og en kort linje om hva som er endret. Det tar fem minutter, og sparer deg for spørsmålet om hvilken utgave som egentlig gjelder.

Slik bruker du dette i praksis

Start med å skrive prosjektbeskrivelsen uten å se på noe eksempel. Det tvinger deg til å finne ut hva du faktisk vet. Les deretter ett merket eksempelbrief og sammenlign: hva har eksempelet med som du glemte, og hva har du som eksempelet mangler?

Gi så utkastet til noen som ikke kjenner prosjektet. Be dem fortelle med egne ord hva filmen er, hvem den er for og hva som gjenstår. Stemmer svaret ikke med det du mente, er det briefen som må skjerpes, ikke leseren som må forklares det.

Til slutt: lås ikke noe som ennå er et forslag. Skriv det som forslag, og sett inn bekreftelsen når den kommer. En brief som er ærlig om hva som er uavklart, er mer nyttig enn en som later som alt er på plass.