Planen er en liten post, men den styrer de store
Når skoler og bedrifter spør meg om pris, tenker de nesten alltid på kamera, lyd og klipping. Selve filmplanen blir sjelden regnet som en kostnad i det hele tatt. Likevel er det planen som avgjør hvor mange dager du faktisk må betale for, hvor mange personer som må være til stede, og hvor mange ganger noen må reise tilbake for å ta det man glemte.
En god plan er et dokument på noen få sider: hvem som skal intervjues, hvor, når, hvilke støttebilder som trengs, og hvor lang tid hvert ledd tar. Det tar en dag eller to å lage ordentlig, og det er den billigste timen i hele prosjektet. Feil som oppdages her, koster ingenting annet enn en rettelse i et dokument.
Feil som oppdages på opptaksdagen, koster derimot hele dagen. Det er dette som gjør filmplanen til et økonomisk verktøy og ikke bare et organisatorisk.
Opptaksdager er den største enkeltposten
Det som driver prisen mest, er antall opptaksdager. Hver dag betyr lønn eller honorar til fotograf og lydperson, leie av utstyr, reise og kanskje overnatting. For et utdanningsprosjekt der du skal følge en klasse eller et forskningsmiljø, kan to dager bli til fem hvis planen ikke er stram nok.
Jeg anbefaler å dele opp dagene etter hva som må skje live og hva som kan tas opp når som helst. Intervjuer krever ro og avtalt tid. Støttebilder av bygg, uteområder og rutiner kan ofte samles i én effektiv økt. Når de to typene blandes uten plan, venter folk på hverandre, og ventetid betaler du for.
Regn også med at en opptaksdag ikke er åtte timer med film. Oppsett, lysjustering, pauser og flytting tar mye av tiden. Planlegger du for lite, sprenger du budsjettet på dag to.
Det som dukker opp utenfor opptaksdagene
Mange glemmer forarbeidet og etterarbeidet. Før kameraet går, skal det gjøres research, innhentes tillatelser og avtales tidspunkter med dem som skal stille opp. Det er arbeid som må tidfestes og prises, selv om det ikke ser ut som film.
Klipping er den andre store posten. En tommelfingerregel jeg bruker i undervisningen, er at klippetiden ofte overstiger opptakstiden med god margin, særlig når intervjumaterialet er langt og ustrukturert. Jo bedre intervjuguiden og fortellerstrukturen er forberedt, desto mindre må kuttes bort.
Til slutt kommer tilbakemeldingsrunder. Hver runde med endringer fra oppdragsgiver er klippetid. Avtal derfor på forhånd hvor mange runder prosjektet rommer, og hvem som har siste ord.
Plass til det uventede koster mindre enn å mangle den
Jeg ber alltid deltakerne bygge inn en buffer i planen. Noen blir syke, en lokasjon er plutselig stengt, et intervju viser seg å trenge dobbelt så lang tid. En plan uten slingringsmonn ser billig ut på papiret og blir dyr i praksis.
Bufferen trenger ikke være stor. En ekstra halvdag fordelt over prosjektet, eller en reservedato avtalt med nøkkelpersonene, gjør ofte nok. Poenget er at du slipper å bestille ny fotograf med kort varsel, noe som vanligvis koster mer enn en planlagt reserve.
Husk at en buffer også er et ærlig anslag. Når du presenterer budsjettet for en rektor eller en daglig leder, er det lettere å forklare en synlig reserve enn å be om ekstra penger midt i prosjektet.
Slik kan du sjekke budsjettet ditt selv
Ta utgangspunkt i planen og gå gjennom den linje for linje. For hver opptaksdag spør du hvem som må være der, hva som skal tas opp, og om noe av det kunne vært samlet med en annen dag. Hver gang du flytter noe, ser du konsekvensen i antall dager.
Skriv så ned det du vet og det du antar. Bekreftede priser på utstyr og honorar hører hjemme i én kolonne, anslag og forslag i en annen. Dette skillet er viktig for etterrettelighet, og det gjør det enkelt å oppdatere budsjettet når tilbud kommer inn.
Til slutt: la en kollega som ikke kjenner prosjektet lese planen. Det som er uklart for dem, vil også være uklart på opptaksdagen, og uklarhet koster tid.
- Antall opptaksdager og reise
- Ventetid mellom intervjuer og støttebilder
- Forarbeid: research og tillatelser
- Klippetid og antall tilbakemeldingsrunder
- Buffer for sykdom, vær og forsinkelser
Hva du bør huske når du setter prisen
Pris er ikke bare et tall, men et resultat av valg du har tatt i planen. Hvis budsjettet er for høyt, er det sjelden utstyret som bør kuttes først. Se heller på om antall intervjuer kan reduseres, om lokasjoner kan samles, eller om omfanget av støttebilder er større enn historien trenger.
Når du har en realistisk plan, vet du også hva du kan love oppdragsgiveren. Det er langt tryggere å si at en film på ti minutter krever fire dager enn å love to og be om forlengelse senere.
Planleggingen i seg selv er verd å bruke tid på, fordi den gjør alle de andre kostnadene synlige før de oppstår.
En filmplan koster lite i seg selv, men den bestemmer størrelsen på nesten alt annet i et dokumentarprosjekt. Antall opptaksdager, forarbeid, klipping og en ærlig buffer er de postene som flytter prisen mest. Bruk tid på å skille bekreftede tall fra anslag, og la noen utenfra lese planen før du presenterer budsjettet. Da vet du hva prosjektet krever, og du kan forklare det.